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管理故事：混乱的办公桌

来源：《当代经理人》 2012-11-28 10:20:55| 查看：次

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　　或许你可以听取职业组织规划师所坚持的文件“一次完成”的处理意见：任何与该文件相关的任务都要及时处理，但完成之后就可以将其归档、忘记、扔掉或视而不见。反正所有工作迟早都是要做的，“一有新的任务就立刻着手，并一鼓作气地完成”听起来似乎是个很好的主意。但也不乏例外：实在无法将所有任务都完成，大多数任务根本无关紧要。更重要的是，有一些工作比其他的优先级要高得多!在“一次完成”的思想指导下，你可能还有3天就要向经理提交与职业生涯成败攸关的报告了，却仍要在这一紧急时刻花时间处理办公用品和研讨会传单。所以，没有必要严格地遵守“一次完成”的要求。在完成重要报告之前，将次要的文件暂时搁置，放在办公桌的角落是没有任何问题的。即使其他文件也很重要，你也不需要为立刻处理它而打断自己写报告的思路，暂时把它们放在一边即可。

　　混乱的书桌其实是个高效的系统，因为它能卓有成效地将工作按照优先级次序排列。混乱书桌的所有者们尽管习惯各有不同，却都常常在无意中保证了优先处理最重要的工作。在混乱的书桌上，一般越是重要、紧急的工作，越是被摆在手边或堆在最顶上，而那些完全可以忽略的材料则被压在了底下或是堆在后面——这是非常有意义的。你有时的确可能要花时间扎进成堆的文件里寻找所需的那一个——这也正是职业组织规划师批判混乱书桌的理由之一，他们称你所花费的时间将从最少每周1小时到最多每天1小时不等——但事实上，只要混乱保持在一个合理的水平，你将比拥有整洁书桌的人更好地利用时间。首先，最需要的文档就在手边。根据我们的调查，桌面整洁的人在工作时找东西所花的时间比混乱的人平均多36%.混乱办公桌上各种各样的文件代表了一个惊人的、复杂的非正式文件系统。与文件柜相比，它更高效也更灵活。混乱书桌的主人们也有一些共性，如将紧急、次紧急、非紧急文件分别堆成三堆。在每一堆中，他们都把相关文件放在一起，如来自同一个客户的文件。如果打算特别关注某一个文件，可以将它从一堆中取出或翻过来放，使它看起来更显眼。如果一个文件放在两堆中的任何一堆都是合理的，则可以让它跨在这两堆之间。在需要寻找某份文件时，不仅可以通过紧急度及归属客户两种途径去寻找，也可以回想距离上次看到它有多久了，以及同时连带看到的其他文件，因为越古老、用得越少的材料通常都被放在最下面。如果你的书桌属于混乱的一类，尽管你可能从未专门想过混乱的策略，但听到上面提及的方法，是不是仍会觉得似曾相识呢?正如塞伦和哈珀所说，混乱书桌的一个特点就是：混乱的桌子能够更真实地呈现出主人的工作类型及个人习惯。思想和工作通常不可预知，差别很大，也不确定，它们本身就是混乱的。既然如此，为什么书桌就不能混乱呢?

　　人力资源公司亚吉龙(AjilonOffice)的一项调查结果正显示：教育程度越高、薪水越高、经验越丰富的人，办公桌就越混乱。

　　很多职业组织规划师曾建议：整洁有序的“正确”习惯应该从小学开始就向孩子们灌输。真的应该这样吗?

　　在我走访一所公立小学五年级的一个教室时，同学们向我夸耀着自己洁净如新的课桌和一尘不染的地板。看起来一切都没有被混乱侵蚀，但除了教室最后面的一张课桌旁边。它旁边的地板上堆满了各种乱七八糟的东西，而且摇摇欲坠。

　　当被问及这不和谐景观的由来时，老师边笑边向我们解释她的一条规定：白天学生们可以在课桌上放任何他们需要的东西，而在一天结束时要将它们都收进抽屉里。但有一个学生每天都不符合要求，都有7英寸高的东西放不进去。他总是有一些多余的书、一堆还没完成的画和其他一些东西。

　　于是老师与这个学生展开了“持久战”，直到几周之后，老师终于领悟了其中原因。她说：“我意识到这和纪律无关，而是出于好奇心。他只是觉得这样做很有趣。这么多孩子来到学校是为了什么?为了整洁?为了被激励?于是我允许他把额外的东西在后面的课桌旁堆成一堆，从此以后我们再也没有矛盾。”那么，如果真如职业组织规划师所建议的那样，从小培养孩子们的整洁习惯，会不会像这个例子中的孩子一样适得其反呢?

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